Directions Juridiques, avez-vous pensé à la signature électronique ? | Editorial Day One

Directions Juridiques, avez-vous pensé à la signature électronique ? | Editorial Day One

Day One a publié le 25 mai 2020 un article intitulé “Directions Juridiques, avez-vous pensé à la signature électronique ?“. Retrouvez l’article ci-dessous.

 


 

Directions Juridiques, avez-vous pensé à la signature électronique ?

 

Impossible avec le confinement et le télétravail de continuer, comme avant, à déposer le vendredi soir sur le bureau d’un directeur une pile de parapheurs à signer avec un « papillon de transmission » agrafé sur le parapheur – pour lui rappeler l’objet du document, retracer le circuit de validation ainsi que des post it pour lui indiquer où apposer son paraphe, sa signature, etc – et d’espérer retrouver le tout signé le lundi matin !

La signature, comme de nombreux autres process, doit désormais pouvoir se faire à tout moment en tout lieu depuis un ordinateur, un smartphone, une tablette, en mode ATAWAD (Any Time, Any Where, Any Device).

La première initiative post Covid-19 pour les Directions juridiques qui ne sont pas encore équipées devrait donc être de mettre en place une solution de signature électronique.

 

Les directions qui utilisaient déjà la signature électronique ou qui l’ont déployée durant le confinement peuvent témoigner : elle présente un grand nombre d’avantages, au-delà même de gains de temps évidents liés à la suppression des temps d’impression des documents, de mise sous pli, de préparation de courriers électroniques ou postaux, de réception, de relances, de scan, de stockage et d’archivage.

Par exemple :

    • L’authentification forte du signataire
    • La traçabilité
    • La sécurisation de l’amont et de l’aval
    • La centralisation des documents/contrats
    • La définition et la rationalisation des circuits de validation et de signature
    • Une dimension Eco-friendly

 

Par ailleurs, le coût des solutions sur le marché est modéré : les prix proposés par les prestataires varient en fonction du nombre d’utilisateurs et/ou du volume de documents à signer, des options choisies et de la durée d’engagement.

Le ticket d’entrée est abordable d’autant qu’il y a peu ou pas de frais d’implémentation à prévoir.

Il convient également de rapprocher ce coût des économies réalisables en frais de matériels, de courrier ou de coursier et de valoriser le temps libéré aux signataires comme aux personnes en charge de la gestion des contrats/documents.

 

Les solutions d’e-signature sont faciles et rapides à mettre en place comme à utiliser : le projet peut être conduit en mode « flash», sur la base d’un audit rapide des besoins et du benchmark des principaux outils du marché (DOCAPOSTE, ADOBE SIGN, DOCUSIGN, UNIVERSIGN, EVERSIGN, YOUSIGN, SIGNEASY, SIGNATURIT…).

Tous ces outils que nous connaissons sont intuitifs et conviviaux, ils ne nécessitent pour l’utilisateur aucune formation.

 

Enfin la signature électronique peut profiter à toute l’entreprise (Direction générale, fonctions Juridique, Achats, RH mais également la fonction commerciale, chacun imaginera rapidement ses propres cas d’usage) : elle place la Direction Juridique au cœur de la digitalisation de l’entreprise et lui permet de participer à la réalisation des économies exigées de tous.

Avec le télétravail lié au Covid-19, chacun a passé un cap s’agissant des nouvelles technologies et la courbe d’apprentissage est impressionnante pour certains ; les derniers freins, technologiques et/ou psychologiques, ont cédé. C’est le moment de surfer sur la vague de la digitalisation de la direction juridique avec des projets Quick Win comme l’e-signature.

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